Pored toga što nam je neverbalna komunikacija olakšala sklapanje poslova i razmenu informacija, ona čini da često klijenti i poslodavci ne znaju šta smo hteli da kažemo. Uz pomoć ovih trikova, napišite mejlove koji će sve oduševiti i zagarantovati vam posao.
Dešava se da vaš mejl jednostavno nije ostavio profesionalni utisak, zbog čega vas potencijalni poslodavci ne uzimaju za ozbiljno, piše portal “Themuse”.
Gramatičke greške, pogrešna imena, previše opuštena komunikacija, izostanak pristojnog pozdrava i predstavljanja ili možda jednostavno loše napisan mejl – sve su to greške koje se događaju sve češće.
Zato vam donosimo nekoliko saveta za pisanje boljih poslovnih mejlova:
1. Usporite
Istina je da su nam poštanski sandučići pretrpani mejlovima, stiže ih više nego što možemo da pročitamo i odgovorimo na njih, a često je potrebno samo da ispalimo brzi odgovor i damo potrebnu informaciju.
Međutim, postoje i mejlovi kojima treba pristupiti s malo više pažnje. I službeni mejl je komunikacija pa treba da se potrudite oko njega. Pronađite vremena da razmislite i zaokružite misli.
2. Potrudite se da ima početak, sredinu i kraj
Kad god pišete mejl koji je važan, formulišite ga kao školski sastav.Svaki mejl treba da ima uvod, zaplet i rasplet. To bi u poslovnom svetu značilo: uvod u kojem pozdravljate i predstavljate se, zaplet u kojem prelazite na stvar odnosno objašnjavate šta nudite ili šta biste želeli, i na kraju rasplet, odnosno završni odlomak u kojem kažete šta biste želeli da napravi, predložite vreme za sastanak ili telefonski poziv i pristojno pozdravite.
3. Pročitajte i proverite
Svaki mejl koji vam je važan treba da pročitate barem jednom pre nego što ga pošaljete. Na taj način ćete ispraviti eventualne greške, kao i imena ako ste neko napisali pogrešno.
4. Odredite ton
Ponovno čitanje je i prilika da proverite da li je mejl primerenog tona. Obraćate li se preslužbeno nekome s kime ste često sarađivali, lično ga upoznali i neformalno komunicirali? Ili ste možda počeli neformalnim pozdravom mejl nekome koga nikad niste upoznali?
5. Zamislite kako bi bilo da mejl bude javno pročitan
Na kraju, pre nego što pošaljete mejl, zamislite da li biste se postideli kada bi vaš mejl pročitali javno. Ako se stidite zbog nečega, grešaka tona ili sadržaja, onda mejl koji ste napisali nije dovoljno dobar.
