Pridržavajte se ovih pet pravila uređenja kancelarije jer će rad i uspeh biti lakše i brže dostižni.

Uređenje kancelarije danas nije puko nabacivanje mnoštva stolova i stolica u što manji prostor; radno mesto je mnogo više od usputne stanice u toku dana, i mora biti što bolje opremljeno kako bi se zaposleni osećali prijatnije i bolje radili. Kada uređujete kancelariju, postoje neke stvari na koje morate misliti čime god da se bavite – za efikasnije iskorišćenje prostora i udobnost.

1. Odredite strukturu prostora: “open space” ili kancelarije zatvorenog tipa?

Radna mesta otvorenog tipa predstavljala su pravu revoluciju u uređenju poslovnog prostora kada su se pojavile: ekonomičnost se ogleda u inteligentnoj upotrebi resursa, počevši od zajedničke upotrebe opreme, do smanjenih računa za grejanje, hlađenje i održavanje. Nestanak barijera poboljšao je komunikaciju, i podstaknut je timski rad.

Ipak, vremenom su se pokazale i mane, poput manjka privatnosti i pada koncentracije u prostoru gde je lako zapričati se uz muziku. S druge strane, mane zatvorenog prostora su nam odavno poznate, a ističe se osećaj skučenosti i izolacije od kolektiva.

Idealno bi bilo da postoje odvojeni sektori: delovi za one kojima je potreban mir, tišina i koncentracija, a jedan deo za timski rad u opuštenoj, kreativnoj atmosferi.

Kod nas postoji obilje prilagodljivog prostora za kancelarije, a situacija je slična kada su u pitanju kancelarijske stolice, nameštaj i radni stolovi u Beogradu: izbor je veliki, a najbolje je da razmislite o nameštaju izrađenom po  narudžbini, za optimalno iskorišćenje prostora.

2. Računajte na rast firme – da ima mesta za sve 

Jedna od važnih stvari na koje treba misliti je i u kom se pravcu vaša firma kreće. Ako imate stalan broj zaposlenih i ne nameravate da dovodite nove zaposlene ili praktikante u skorije vreme, lakše ćete postaviti i organizovati kancelariju: okupite zaposlene i sa njima uspostavite dogovor oko rasporeda, i šta im je neophodno na radnom mestu, kao i plan uklapanja postojećih kapaciteta za željama, piše “Lepa & srećna”.

S druge strane, ako planirate da rastete i dovodite nove klijente, trebaće vam i pojačanje u kancelariji. Ovo je naročito važno kada su u pitanju moderne kancelarije, gde se postava često menja ili rotira.

Napravite raspored koji dozvoljava ubacivanje dodatnih stolica, ekrana i opreme za rad, da bi bilo dovoljno mesta i za ostale zaposlene koji će vremenom doći.

3. Planirajte kancelarijsku kuhinju 

Na radnom mestu provodimo veliki deo dana, pa mora postojati i mesto gde se obroci mogu grejati i jesti. Svakodnevna kupovina obroka znatno stanjuje prihode, brza hrana je često nezdrava, a pauze za ručak mogu se nepotrebno produžiti svakim grupnim izlaskom. 

Zato je važno da za dobro zdravlje i efikasnost zaposlenih uložite u dobro opremljenu kuhinju sa delom za ručavanje: frižider, mašina za sudove, mikro-rerna i indukciona ploča: za čuvanje namirnica i podgrevanje ručkova koji se nose od kuće, kao i pranje sudova, aparat za kafu i vodu, kuvalo za vodu, pribor za ručavanje, osnovne zalihe: so, kafa, šećer, čajevi. Zaposleni će donositi i neophodne stvari za svaki dan – radi uštede i kako bi se više osećali “kao kod kuće”, sa omiljenom šoljom za kafu i čaj.

Što se tiče dela za ručavanje, pult sa visokim stolicama dobro funkcioniše ako imate malu kancelariju i svaki milimetar prostora znači. Ako vam veličina prostora dozvoljava, napravite “lounge area” od trpezarije: mesto gde će koleginice i kolege proćaskati i odmoriti od posla.

4. Planirajte grejanje i hlađenje u postojećem rasporedu 

Raspored u kancelariji u velikoj meri utiče na to kako ćete se grejati i hladiti. Radijatori nikome neće smetati dok traje zima, naprotiv, ali nezgodno je da se nalaze tik uz stolicu ili nečija leđa. Postarajte se da zaposleni imaju dovoljno mesta za sedenje dalje od uređaja za grejanje.

Isto se odnosi i na klima uređaje: konstantno uperena klima može izazvati brojne zdravstvene probleme i zna da bude vrlo neprijatna, pa je postavite tamo gde nikome neće smetati, a tako da dopire i hladi sve prostorije ravnomerno. Alternativa je da ispod klime postavite “usmerivač”, tj “branik”, koji će da preusmerava hladan vazduh.

5. Budite pažljivi sa korišćenjem prostora

Optimalno iskorišćenje prostora ne znači uvek popuniti svaki milimetar kancelarije – ostavite mesta i za slobodno kretanje, da se lakše diše, i mislite na potrebe svih koji tu borave. Svaki radnik bi trebalo da ima slobodan prostor oko svog stola, da mi lako prilazi, da ne oseća da mu neko “diše za vrat”, i da ima dobru komunikaciju sa onim kolegama sa kojima priroda posla to zahteva.