Upravljanje finansijama svake delatnosti podrazumeva poštovanje zakona i propisa u svim oblastima, a posebno u domenu računovodstva, izveštavanja i kontrole. Glavna knjiga je jedna od elementarnih evidencija koja ne samo da je zakonska obaveza koju danas obezbeđuju inovativni softveri, već obezbeđuje i detaljan uvid u poslovne promene u preduzeću za jednostavniju analizu i upravljanje.
Sintetička evidencija je značajan izvor informacija za preduzeće
Glavna knjiga, ili poznato kao sintetička evidencija i čuvena „T“ konta, obuhvata evidentiranje svih poslovnih događaja – promena u jednom preduzeću, tokom čitave godine. Kada su u pitanju poslovne promene, to se pre svega odnosi na uticaje unutar i izvan preduzeća koji utiču na promenu visina imovine, kapitala, obaveza, potraživanja i svih drugih pozicija u datom trenutku. Najčešće, radi se o događajima kao što su nabavka, prodaja, plaćanje, naplata, kreditiranje, obračuni i slično.
Takva dešavanja neminovno utiču na promenu visina obaveza preduzeća prema dobavljačima, banci, zatim nivoa novčanih sredstava na tekućem i deviznom računu i slično. Glavna knjiga na taj način ima i informativni karakter, jer blagovremeno pruža uvid u stanje potraživanja prema kupcima, obavezama, raspoloživim sredstvima, zaduženosti i mnogim drugim podacima na osnovu kojih se donose značajne poslovne odluke u preduzeću. Evidencija je zbirna, na način da se omogućava uvid u stanje sredstava i izvora sredstava u celokupnom preduzeću i tekućem periodu.
Evidentiranje u skladu sa zakonima i propisima
U skladu sa računovodstvenom regulativom kao što su zakoni, standardi, kodeksi i interna pravila, obaveza poslovnih subjekata jeste da se svakodnevno vodi dnevnik i glavna knjiga. Dnevnik je hronološka i sistematska evidencija, u kojoj se promene evidentiraju prema datumu nastanka, pojedinačno uz opise i iznose. Za razliku od toga, glavna knjiga je zbirna evidencija, odnosno u njoj se sve poslovne promene prenose na tačno definisana konta. Na primer, ukoliko je došlo do priliva sredstava na tekućem računu, taj iznos novca se automatski prenosi na konto tekućeg računa – 241.
Svaka naredna promena koja utiče na iznos novca na tekućem računu, direktno se prenosi na isti „T“ konto u glavnoj knjizi. Na osnovu Zakona o računovodstvu i Pravilnika o kontnom okviru i sadržini računa za preduzeća, definisana su trocifrena konta za svaku poziciju pojedinačno. Ono što usložnjava nekada knjiženja, posebno u nekadašnjim vremenima odsustva softverskog rešenja za evidentiranja, jeste potreba da se apsolutno svaka poslovna promena prenese u glavnu knjigu. Današnji programi omogućili su efikasno i brzo knjiženje uz automatsko prenošenje događaja iz dnevnika u sintetičku evidenciju.
Glavna knjiga je osnovna evidencija koju vodi najveći broj preduzeća u našoj zemlji uz softverski program. Paralelno sa dnevnikom, svi događaji koji utiču na visinu imovine preduzeća, kapitala i obaveza, kao i nastanak rashoda i prihoda, moraju biti deo evidencije u poslovnim knjigama. To je način postupanja u skladu sa zakonskom regulativom, kao i efikasan metod dobijanja svih potrebnih informacija o nivou i tokovima novčanih sredstava i finansijskom položaju preduzeća.
